Bonnetje kwijt? Niet iedereen heeft de plicht om een administratie te voeren. Een ondernemer wel. Ook moeten van de Belastingdienst de gegevens minstens zeven jaar worden bewaard.
Verplichting
Sommige belastingplichtigen hebben een administratieplicht. Een Besloten Vennootschap (BV) bijvoorbeeld. Ook natuurlijke personen die een bedrijf op zelfstandig beroep uitoefenen, dus ondernemers, hebben die verplichting. Doel is te verzekeren dat de fiscus alle informatie kan krijgen die nodig is om vast te stellen of de belastingaangifte juist is. In de wet wordt de term ‘administratie’ gebruikt en niet ‘boekhouding’. Administratie is meer dan een boekhouding alleen. Maar ook als u geen ondernemer bent, kan het verstandig zijn om uw administratie te bewaren. Bijvoorbeeld als u een aftrekpost opvoert, dan moet u natuurlijk wel kunnen bewijzen dat u die uitgaven echt hebt gedaan.
Lees ook: Boekhouding niet goed genoeg
Omvang
Wat er onder de administratieplicht valt, is niet vast omschreven. Het is een open norm. Uiteraard valt hieronder de boekhouding met grootboek, balans, winst- en verliesrekening. Ook contracten, notulen, correspondentie en berekeningen moeten worden bewaard. Bij een transportbedrijf horen de tachograafkaarten van vrachtauto’s tot de administratie. Aard, omvang en complexiteit van een bedrijf zijn medebepalend voor de eisen die aan een administratie worden gesteld.
Rechtspersonen en ondernemers hebben ook op grond van het Burgerlijk Wetboek de verplichting om boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zodanig te bewaren, dat altijd de rechten en verplichtingen bekend zijn. De civiele en de fiscale verplichting overlappen elkaar grotendeels.
Bewaartermijn
De administratie moet volgens de belastingwet gedurende zeven jaar worden bewaard. Wanneer die termijn gaat lopen, staat niet in de wet. Maar algemeen wordt aangenomen dat dat dit na afloop van het boekjaar is waarop de gegevens betrekking hebben. Voor bijvoorbeeld een overeenkomst die tien jaar loopt is dat weer anders. Die overeenkomst moet al die tien jaar in de administratie zitten en de bewaartermijn van zeven jaar gaat pas lopen als de looptijd van tien jaar is verstreken. Overigens is het sowieso verstandig om soms stukken langer te bewaren dan strikt noodzakelijk. Immers, als er een geschil ontstaat met de inspecteur is het fijn om het bewijs voor uw standpunt nog in bezit te hebben.
Vragen? Bel 06-27129900